Avec winAutopilote, Antoine Murbach, titulaire de la pharmacie des Amandiers a automatisé ses commandes, réduit son stock de 35 000 euros et libéré jusqu’à 3 heures par jour pour son équipe.
Le contexte de la pharmacie des Amandiers.
Titulaire de la Pharmacie des Amandiers à Illkirch-Graffenstaden (67), Antoine Murbach mène depuis plusieurs années une transformation continue de son officine. Robotisation, modernisation des espaces, digitalisation des processus : chaque évolution poursuit le même objectif, améliorer l’organisation de la pharmacie pour permettre aux équipes de consacrer davantage de temps aux patients.
Dans cette démarche, winAutopilote occupe une place centrale. Déployée depuis plus de trois ans, la solution automatise la gestion des commandes et du stock afin de réduire les tâches répétitives à faible valeur ajoutée et de simplifier le quotidien de l’équipe.
Les résultats sont aujourd’hui visibles aussi bien sur l’organisation de l’officine que sur la qualité de service apportée aux patients.
« C’est la base même de notre métier : la santé. Tout doit être pensé pour fluidifier l’accueil patient et notre travail de tous les jours. »
Des bénéfices concrets pour l'officine.
Gain de temps
- 2 à 3 heures gagnées par jour sur les tâches de backoffice
- 100 % des commandes grossistes automatisées
- Réception des commandes réalisée en 5 à 10 secondes
Stock optimisé
- 35 000 € de stock réduits en 3 mois et demi
- Gestion automatisée des ruptures et des alternatives disponibles
- Ajustement continu du stock selon l’activité réelle de l’officine
Qualité de service
- Plus de disponibilité au comptoir
- Moins de charge mentale liée aux commandes
- Meilleure disponibilité des produits pour les patients
Une gestion des commandes chronophage.
Comme dans beaucoup d’officines, une partie importante du temps de l’équipe était consacrée à la gestion du stock.
Passer les commandes, gérer les ruptures, vérifier les promis, réceptionner les livraisons ou contrôler les stocks représentaient des tâches indispensables mais chronophages.
« La pression de devoir passer les commandes avant une certaine heure, vérifier que tous les promis ont bien été passés… c’est très agréable de ne plus l’avoir avec l’automatisation. » Léa Airoldi, pharmacienne ajointe
Même constat du côté des réceptions.
L’objectif était donc clair pour Antoine :
- Réduire le temps consacré aux commandes ;
- Limiter la charge mentale liée au stock ;
- Améliorer la disponibilité des produits ;
- Redonner du temps aux équipes pour les patients.
Automatiser les commandes tout en gardant le contrôle .
Pour Antoine Murbach, la gestion des commandes repose sur l’analyse permanente d’une multitude de données : ventes, rotations, niveaux de stock, disponibilités fournisseurs ou encore paramètres définis par l’officine.
« Je me suis rendu compte de l’importance énorme de tout automatiser. J’ai compris qu’on gagnait du temps et que c’était bien plus efficace. »
Automatiser ne signifie pas perdre la maîtrise de son stock.
Avec winAutopilote, les commandes sont automatisées tout en restant pilotées par les règles définies par l’équipe : choix des fournisseurs, priorisation des génériqueurs, gestion des équivalents, paramètres du stock ou stratégie d’approvisionnement.
« On a défini un système de priorisation des génériques. »
Le logiciel applique ensuite ces règles automatiquement et adapte les commandes en fonction du contexte.
Le pharmacien conserve à tout moment la possibilité d’intervenir.
« S’il y a quelque chose qui est fait de manière automatique mais qui ne me plaît pas, je peux toujours revenir en arrière. »
L’automatisation devient ainsi un outil d’exécution et d’optimisation au service de la stratégie définie par l’officine.
Une meilleure disponibilité des produits.
L’automatisation ne profite pas seulement à l’équipe : elle améliore également le service rendu aux patients.
En cas de rupture, winAutopilote recherche automatiquement les alternatives disponibles selon les règles définies par la pharmacie.
« Il va chercher automatiquement chez tous les fabricants », explique Stéphanie.
Cette gestion dynamique permet de limiter les manquants et d’améliorer la disponibilité des traitements.
Plus de pharmacie, moins de logistique
Grâce à l’automatisation, l’équipe passe moins de temps en back-office et davantage au comptoir.
« On n’est plus en train de passer trois heures à faire des réceptions ou à compter des boîtes. On peut faire notre métier. » résume Antoine Murbach
Les réceptions sont désormais réalisées en quelques secondes et les ruptures sont gérées automatiquement grâce à la recherche d’alternatives disponibles.
Résultat : davantage de temps consacré au conseil, à l’accompagnement des patients et aux nouvelles missions de santé.
La transformation continue : nouveaux leviers d'automatisation.
Trois ans après son déploiement, winAutopilote continue d’accompagner l’évolution de la Pharmacie des Amandiers.
Grâce aux indicateurs de pilotage et au suivi des performances, Antoine et son équipe poursuivent l’optimisation de leur organisation avec des résultats significatifs :
- 2 à 3 heures gagnées par jour sur les tâches de back-office ;
- 35 000 € de stock réduits en 3 mois et demi ;
- une équipe davantage disponible pour les patients ;
- une gestion du stock plus fluide et plus sereine.
Parmi les autres évolutions récemment mises en place pour poursuivre la transformation de l’officine figurent également winPromis pour l’automatisation des promis dans le robot, winFactures pour le contrôle automatisé des écarts entre commandes, livraisons et factures fournisseurs ou encore winPrescription pour simplifier et sécuriser la délivrance des ordonnances.
Pour Antoine Murbach, l’automatisation ne remplace pas l’expertise du pharmacien. Elle lui permet de concentrer son temps et son énergie là où ils créent le plus de valeur : dans l’accompagnement des patients.
« On a tous besoin de gagner du temps au comptoir. On a tous besoin d’éviter les tâches chronophages sans valeur ajoutée. winAutopilote nous permet tout ça. »
