Automatisations, marge, délivrance, nouvelles missions, sécurité, liberté : le choix d’un logiciel de gestion officinale ne peut plus se limiter à une comparaison de fonctionnalités ou de tarifs. Winpharma partage les questions concrètes à se poser avant de changer de LGO.
Pour Winpharma, le bon point de départ est simple : partir des usages et des besoins réels de l’officine : Où le logiciel peut-il me faire gagner du temps ? Comment m’aide-t-il à préserver ma marge ? Facilite-t-il réellement le travail au comptoir et mes nouvelles missions ? Protège-t-il mon activité ? Et me laisse-t-il libre ?
1. Comment choisir son nouveau LGO et selon quels critères ?
Automatisation : combien de temps le logiciel peut-il réellement rendre à l’équipe ?
Le premier réflexe consiste à regarder toutes les tâches répétitives qui rythment une journée : commandes, réceptions, produits manquants, promis, factures, corrections de stock… et à demander lesquelles peuvent réellement être automatisées.
Chez Winpharma, l’automatisation constitue depuis plusieurs années un axe structurant des développements, avec l’ambition de créer un véritable écosystème de solutions qui prennent en charge les tâches répétitives, fiabilisent les opérations et rendent du temps aux équipes.
La question à poser
« Montrez-moi ce que votre logiciel peut automatiser de bout en bout. »
Dans Winpharma :
Aujourd’hui, 3 600 officines automatisent leurs commandes avec winAutopilote. La solution automatise la génération, l’envoi et la réception des commandes en tenant compte des besoins de l’officine, de ses stocks, de ses conditions d’achat et des règles définies par le pharmacien.
Résultat : 8h gagnées en moyenne par semaine.
Cette logique s’étend à d’autres tâches dont, entre autres : le remplacement automatique des génériques manquants, gestion des promis ou encore contrôle des factures.
À l’heure des tensions d’approvisionnement et des ruptures, grâce au remplacement automatique des génériques manquants, le logiciel détecte en temps réel les manquants chez le génériqueur habituel et commande automatiquement une alternative équivalente auprès d’un autre fournisseur ou répartiteur, selon les règles définies par le pharmacien.
Avec winPromis, les pharmacies équipées d’un robot peuvent automatiser la gestion d’une grande partie de leurs promis : fini les tickets de promis et les élastiques dans l’officine, 85 % des promis peuvent être intégrés au robot et les patients sont automatiquement prévenus par SMS lorsque leur produit est disponible. 530 officines ont fait ce choix et c’est en moyenne 1 h 30 gagnée par jour sur la gestion des promis.
Avec winFacture, les factures sont récupérées, les écarts entre commandé, livré et facturé sont détectés et une correction est proposée, avec un double bénéfice : gagner du temps sur les contrôles et contribuer à la justesse du stock.
La logique est toujours la même : automatiser ce qui peut l’être, tout en laissant au pharmacien la maîtrise de ses règles et de ses décisions.
Bien choisir son LGO.
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Marge : le logiciel aide-t-il à comprendre et à agir ?
Un LGO doit aussi permettre au titulaire de piloter la performance économique de son officine, au-delà du simple constat du chiffre d’affaires ou du taux de marge.
Achats par fournisseur et par canal, conditions d’achat, remises négociées et réellement perçues, valeur ajoutée par patient, valorisation du stock, invendus, écarts de facturation : le pharmacien doit pouvoir accéder facilement aux informations qui lui permettent de comprendre sa marge et d’agir.
La question à poser :
« Montrez-moi concrètement comment votre logiciel peut m’aider à préserver ou récupérer de la marge. »
Dans Winpharma
Chez Winpharma, winStat permet de suivre les indicateurs clés de l’officine, tandis que winAutopilote agit sur l’optimisation des commandes et winFacture sur le contrôle des écarts entre commandé, livré et facturé.
Ces indicateurs de pilotage (marge, valorisation du stock, achats par fournisseur, promis ou encore temps consacré aux commandes) font partie des critères que Winpharma recommande d’étudier lors du choix d’un LGO.
Délivrance : prendre soi-même la souris
Un logiciel utilisé toute la journée doit avant tout être simple, rapide et fluide au comptoir.
Lors d’une démonstration, il faut donc demander à réaliser une vraie délivrance : saisir une ordonnance, retrouver un patient, consulter son historique, gérer un point de vigilance, vérifier une interaction ou une contre-indication…
La question à poser :
« Combien de temps vais-je passer à saisir et chercher l’information, et combien de temps vais-je réellement pouvoir consacrer à mon patient ? »
Dans Winpharma
C’est la logique de winPrescription, la solution de délivrance assistée et sécurisée directement intégrée à Winpharma : à partir du scan de l’ordonnance, le logiciel reconnaît les informations et propose en quelques secondes une délivrance en croisant l’ordonnance, l’historique patient, le stock, les génériques et les règles de l’officine. Les informations utiles et points de vigilance sont réunis au même endroit pour faciliter et sécuriser la délivrance, tout en laissant au pharmacien la maîtrise de sa décision.
Nouvelles missions : sont-elles vraiment intégrées au comptoir ?
Vaccination, entretiens femmes enceintes, entretiens antalgiques, bilans de prévention… Les nouvelles missions prennent une place croissante dans le métier. Pour qu’elles soient réellement adoptées, elles doivent pouvoir s’intégrer simplement dans le quotidien de l’équipe.
Au moment de choisir son LGO, il faut donc s’assurer que leur gestion est directement intégrée au logiciel et à la délivrance, sans devoir sortir de son environnement de travail ou multiplier les ressaisies.
La question à poser :
« Montrez-moi comment j’identifie un patient éligible et comment je réalise la mission directement depuis ma délivrance. »
Dans Winpharma
Chez Winpharma, le choix est celui d’une intégration verticale des nouvelles missions directement dans le LGO et au comptoir. Le logiciel identifie les patients éligibles et permet d’engager et de réaliser directement la mission depuis l’environnement de travail habituel de l’équipe.
L’objectif est simple : faire remonter l’opportunité au bon moment, lorsque le patient est présent, puis permettre au pharmacien de réaliser la mission rapidement sans sortir de son logiciel ni rompre le parcours de délivrance.
Le pharmacien et son équipe sont entièrement guidés dans la réalisation et la traçabilité de la mission.
L’enjeu est de faire des nouvelles missions une composante naturelle de l’exercice officinal plutôt qu’une tâche supplémentaire à organiser à côté du reste.
Sécurité : protéger les données mais aussi l’activité.
La sécurité doit aujourd’hui être un critère majeur de choix. Il faut vérifier la protection des données, les sauvegardes, la protection des postes, mais aussi ce qui est prévu pour continuer à travailler lorsqu’un incident survient.
La question à poser :
« Si demain mon serveur tombe en panne, si je perds des données ou si mon officine subit une attaque informatique, que se passe-t-il concrètement ? »
Dans Winpharma
Chez Winpharma, winSécurité rassemble plusieurs solutions complémentaires : NonStop Serveur pour assurer la continuité de l’activité en cas de défaillance du serveur principal, winSauvegarde pour automatiser la sauvegarde chiffrée et externalisée des données, winProtection pour protéger les postes contre les menaces informatiques et le Bureau à distance pour accéder de manière sécurisée aux principaux outils de gestion de l’officine.
Pour Winpharma, sécuriser une officine signifie donc protéger ses données mais aussi sa capacité à continuer à travailler et à prendre en charge ses patients en cas d’incident.
Liberté : regarder aussi ce qu’il y a derrière le contrat
Durée d’engagement, conditions de résiliation, choix du matériel, financement, récupération et utilisation des données, partenaires imposés, publicité dans le logiciel… Le contrat doit être regardé aussi attentivement que les fonctionnalités.
La question à poser :
« Une fois que j’aurai choisi votre LGO, est-ce que je resterai totalement libre de décider ? Quels sont mes engagements ? Les conditions de séparation ? »
Dans Winpharma
La liberté est une valeur historique de Winpharma, aux côtés de l’indépendance, de la sécurité et de la non-exploitation des données.
Winpharma assure un contrat simple et transparent, sans obligations en cascade et reconductible annuellement. Éditeur indépendant, Winpharma revendique également l’absence d’ingérence dans la politique d’achat des pharmacies et l’absence de publicité dans le logiciel. Les données restent la propriété des pharmacies et Winpharma indique ne pas les exploiter à des fins commerciales ni les revendre.
Parce qu’un logiciel doit accompagner les choix du pharmacien, pas les orienter à sa place.
2. Comment vraiment comparer les LGO entre eux ?
Pour comparer deux LGO, Winpharma recommande de comparer des usages plutôt que des listes de fonctionnalités. Deux logiciels peuvent cocher la même case et proposer une expérience très différente au quotidien.
Le plus simple est d’imposer le même test à chaque éditeur.
- « Faites-moi réaliser une délivrance complète. » Combien d’actions sont nécessaires ? Quelles informations me sont apportées ?
- « Montrez-moi une ordonnance avec un point de vigilance. » Que détecte le logiciel et comment me le présente-t-il ?
- « Faites-moi réaliser une nouvelle mission depuis une délivrance en cours. » Le patient éligible est-il identifié ? Puis-je réaliser la mission sans quitter mon logiciel ? Dois-je ressaisir des informations ?
- « Montrez-moi une journée de commandes. » Qu’est-ce qui est réellement automatisé et que reste-t-il à faire ?
- « Montrez-moi comment je pilote ma marge. » Puis-je facilement comprendre mes achats, mes conditions, mes remises réellement perçues et mon stock ?
- « Montrez-moi ce qui se passe si mon serveur ou un service devient indisponible. »
Il est également utile d’aller voir le logiciel fonctionner dans une pharmacie et d’interroger le titulaire comme son équipe sur la prise en main, le gain de temps, la formation et l’accompagnement. Le carnet de route Winpharma recommande cette confrontation à l’usage réel avant de prendre une décision.
Une question résume bien l’exercice :
« Si c’était à refaire aujourd’hui, choisiriez-vous le même logiciel ? »
Enfin, attention à ne pas choisir une technologie pour elle-même. C’est notamment vrai pour l’intelligence artificielle.
La bonne question n’est pas « Votre LGO utilise-t-il de l’IA ? », mais « Quel problème concret cette technologie résout-elle mieux pour moi ? »
Chez Winpharma, par exemple, le pilotage des commandes avec winAutopilote repose essentiellement sur des algorithmes métier, jugés plus adaptés à ces processus structurés. Le critère doit rester le bénéfice concret, la fiabilité et la maîtrise laissée au pharmacien.
3. Que faut-il savoir lors de la transition d’un LGO à l’autre ?
La qualité de la transition doit être évaluée avant même de signer.
Avant la migration, il faut vérifier quelles données seront reprises, quelle profondeur d’historique sera conservée et comment la migration sera contrôlée. Il faut également dresser l’inventaire de tout ce qui est connecté au LGO : robot, monnayeur, lecteurs, imprimantes, étiquettes électroniques, outils du groupement, fidélité et autres logiciels. C’est un point que le guide Winpharma recommande d’anticiper dès le début du projet.
Bien choisir son LGO.
Télécharger le guideAu moment de la bascule, quatre questions doivent avoir une réponse claire : qui accompagne l’équipe ? Comment se déroule le changement ? Quels contrôles sont effectués ? Qui intervient immédiatement en cas de difficulté ?
Découvrez la vidéo d'accompagnement au changement vers Winpharma.
Après l’installation, il faut enfin regarder au-delà du nombre d’heures de formation proposées.
La vraie question est :
« Comment allez-vous faire pour que toute mon équipe soit réellement autonome ? »
Formation initiale, accompagnement lors des premiers jours, support, ressources disponibles ensuite, formation des nouveaux collaborateurs et accompagnement aux évolutions du logiciel font partie intégrante du choix.
Changer de LGO est aussi l’occasion de ne pas reproduire systématiquement les habitudes prises avec l’ancien : qu’est-ce que je peux supprimer ? Qu’est-ce que je peux automatiser ? Qu’est-ce que je peux mieux piloter ? Et où le temps ainsi gagné sera-t-il le plus utile ?
Un LGO au service d’une pharmacie performante et centrée sur le patient
Pour Winpharma, le choix d’un LGO peut finalement se résumer à cinq questions :
- Me fait-il réellement gagner du temps ?
- M’aide-t-il à préserver et développer ma marge ?
- Facilite-t-il et sécurise-t-il mon exercice ?
- M’aide-t-il à exercer pleinement mon rôle de professionnel de santé auprès de mes patients ?
- Me laisse-t-il libre ?
La vision de Winpharma tient dans cet équilibre : automatiser ce qui peut l’être, apporter la bonne information au bon moment et laisser au pharmacien la maîtrise de ses choix et de ses décisions.
L’objectif est de lui rendre du temps et de la disponibilité pour ce qui constitue le cœur de son métier : la santé et ses patients. Parce qu’une pharmacie bien pilotée, plus automatisée et plus sûre, qui permet au pharmacien de consacrer davantage de temps à ses patients et à ses missions de santé, crée aussi les conditions d’une pharmacie prospère.
