Oubliez votre tableau en liège, vos post-it ou encore votre carnet interne et faites place à winTeam ! Directement intégré dans le logiciel Winpharma, winTeam vous permet d’échanger de façon fluide et efficace avec votre équipe.
Pour ceux qui ne le connaissent pas encore, nous vous proposons cette série de trucs et astuces pour prendre en main ce fabuleux outil de collaboration 2.0, conçu avec et pour les pharmaciens ! À l’officine ou à distance, avec winTeam il n’y a plus de barrière pour communiquer avec votre équipe. Accessible gratuitement sur Winpharma et à distance sur smartphone ou tablette.
Accessible en 1 clic directement via le logiciel Winpharma.
Fluidifie le travail : chaque collaborateur peut réagir, apprendre et agir.
Simple à utiliser que vous soyez novice ou non avec les nouvelles technologies.
Sécurisé : protégé par un mot de passe unique à chaque collaborateur.
Nous aborderons dans cette série de trucs & astuces sur winTeam les sujets suivants :
- Créer des posts avec la possibilité de commenter et de réagir
- Réunir des personnes dans des groupes de collaboration
- Afficher les nouveaux messages, les commentaires et les évaluations
- Rester au courant des évènements importants
- Résoudre des problèmes urgents avec votre équipe depuis Winpharma et sans quitter le comptoir
Partie 1 : Créer des posts sur winTeam
Pour créer vos posts, il vous suffit de cliquer sur l’enveloppe en haut à gauche du menu général, afin d’accéder à winTeam.
Ensuite, sélectionnez « Groupes » dans le menu puis créez votre post (voir capture d’écran ci-dessous).
Lors de la création de votre post, vous avez plusieurs possibilités : Utiliser la barre d’outils pour modifier votre message en fonction de vos besoins et sélectionner les destinataires et même les mentionner (voir capture d’écran ci-dessous).
: Permet de modifier la police du texte
: Permet d’importer un document, une image ou une vidéo
: Permet d’ajouter un tableau ou un lien (URL)
Lorsqu’un post est publié vous avez la possibilité d’y répondre, de le modifier ou le supprimer (voir capture d’écran ci-dessous)
Partie 2 : Gérer ses groupes winTeam
1. Créer un groupe winTeam
Rendez-vous dans la gestion de votre profil :
Cliquez ensuite sur l’icône de création de groupe :
1 – Indiquez le nom du groupe
2 – Cochez l’ajout de tous les utilisateurs de la pharmacie si vous le souhaitez
3 – Enregistrez le nouveau groupe pour confirmer sa création
Cliquez sur la flèche à droite du nom de l’opérateur choisi pour lui affecter un droit administrateur du groupe.
2. Inviter les utilisateurs au groupe :
Pour inviter un utilisateur au groupe que vous avez créé, vous aurez besoin soit :
- de son adresse e-mail
- de son nom
- ou de son prénom.
La recherche par le nom/prénom n’est possible que si l’utilisateur est membre de votre équipe et travaille à l’officine.
Techniquement, vous pouvez inviter un utilisateur via :
- les paramètres de groupe
- directement depuis le groupe concerné
A. Inviter un membre de son équipe
Pour inviter les membres de votre équipe officinale, et ainsi rendre accessible un groupe aux personnes invitées, vous pouvez procéder à l’aide des moyens décrits ci-dessous :
- À partir de la fenêtre “Paramètres de groupe”
- Directement depuis les détails d’un groupe
B. Inviter une personne externe à l’équipe de la pharmacie
Vous pouvez également inviter sur winTeam des personnes qui ne sont pas membres de votre pharmacie comme des représentants de laboratoires ou d’un groupement par exemple.
Par conséquent, la personne contactée sur winTeam recevra une invitation par e-mail lui laissant le choix d’accepter, ou non, l’ajout à un groupe winTeam.
Tout comme pour l’ajout d’un membre de votre équipe, l’invitation de personnes externes fonctionne de la même manière :
- À partir de la fenêtre « Paramètres de groupe »
La seule différence ici est de renseigner l’adresse e-mail de la personne à inviter et pas le nom et prénom.
- Directement depuis les détails d’un groupe
C. Réagir à une invitation
Pour un utilisateur qui possède déjà un compte winTeam, mais qui ne fait pas partie de votre pharmacie, il recevra la notification suivante :
- dans Winpharma
- par e-mail :
L’utilisateur n’ayant pas de compte winTeam recevra la notification d’invitation à créer un compte winTeam pour rejoindre le groupe :
Partie 3 : Gérer ses messages
1. Consulter ses messages
Tous les messages (posts) sont réunis dans les groupes winTeam. Pour accéder à un groupe particulier, l’administrateur du groupe en question peut vous donner les droits d’accès.
Lorsqu’un nouveau message est disponible dans un groupe, une pastille avec le nombre de nouveaux messages apparaît au niveau de l’onglet “Groupes”.
Lorsque vous cliquez sur “Groupes” une pastille s’affiche à côté du groupe pour lequel un nouveau message est disponible.
2. Organiser son espace winTeam
Pour faciliter votre travail, vous pouvez :
- placer les groupes utilisés fréquemment dans la section “Favoris”
- sauvegarder certains messages (avec des informations importantes, par exemple) dans la section “Messages importants”
La section “Favoris”
Les groupes “favoris” sont affichés dans la partie supérieure de vos groupes :
Pour ajouter un groupe dans la section “Favoris”, rendez-vous dans la gestion de votre profil, puis cliquez sur la petite flèche à droite du nom de groupe concerné et cliquez sur « Ajouter aux favoris ».
Section “Messages importants”
Pour enregistrer un message dans la section “Messages importants”, cliquez sur le message souhaité dans le groupe et suivez les instructions ci-dessous :
Vous pouvez désormais retrouver le message dans la section “Messages importants”, si vous souhaitez retirer un message de cette liste, il vous suffit de réaliser la même manipulation en sélectionnant l’option “Pas important”.
3. Réagir aux messages
Répondre et réagir à un message
Suivez les étapes indiquées ci-dessous pour répondre à un message :
Utilisez le menu contextuel
- Le bouton “Copier le lien” : permet de copier le lien URL qui redirige vers le message.
- Le bouton “Marquer comme non lu” : permet de conserver la pastille de notification et de ne pas oublier de relire le message.
- Le bouton “Lu par” : ouvre la liste des utilisateurs ayant lu le message.
