Suivre ses chiffres clés pour mieux piloter son officine : comment Winpharma transforme la donnée en performance ?

Arzon, juillet 2025 – Suivre ses chiffres clés n’est plus seulement une bonne pratique, mais un impératif pour orienter les décisions, optimiser ses marges et anticiper les évolutions. Face aux nouvelles missions, aux tensions d’approvisionnement et aux attentes croissantes des patients, les titulaires ont besoin d’outils précis pour transformer leurs données en leviers de performance et de croissance.

C’est dans cet esprit que Winpharma met à disposition une suite complète d’outils et tableaux de bord, conçus pour fournir une vision claire, instantanée et exploitable de l’activité, et permettre à chaque pharmacien de passer des intuitions aux décisions factuelles.

Des outils pour garder le cap au quotidien

Winpharma propose plusieurs tableaux de bord et outils complémentaires qui aident les titulaires et leurs équipes à collecter, analyser et exploiter leurs données, qu’il s’agisse de suivre leurs ventes, optimiser leurs marges ou dynamiser leur organisation interne.

Ces outils, accessibles à tout moment et exportables, offrent une vue synthétique mais complète de l’activité et permettent de réagir rapidement pour saisir des opportunités ou corriger des écarts.

1. winStats et la synthèse d’activité, la vision instantanée de l’activité

winStats est un tableau de bord interactif accessible en temps réel, directement accessible depuis le menu principal Winpharma. Il permet d’accéder instantanément aux chiffres clés et aux tendances de votre officine sur une seule page :

  • La fréquentation (nombre de clients/jour, heures et demi-heures de pointe),
  • Le chiffre d’affaires et les marges par collaborateur ou par équipe,
  • Le panier moyen, global ou détaillé par type de vente.
  • L’évolution des ventes par produit et par laboratoire,
  • Le suivi des invendus et des produits « qui ne tournent pas »
  • La comparaison des performances par catégorie et par collaborateur,
  • Le suivi du taux de promis et de la rotation des stocks.

winStats compare les performances sur 12 mois glissants ou sur des périodes spécifiques pour mesurer les évolutions.

En complément, winStats propose :

  • Des études comparatives et relevés de prix, permettant de situer ses ventes par rapport à un panel national,
  • Des filtres dynamiques pour accéder directement à l’information pertinente selon des filtres définis par le pharmacien et qui peuvent être pré-enregistrés

C’est un outil idéal pour :

  • Ajuster les plannings selon les pics d’activité,
  • Piloter les équipes en suivant les résultats individuels,
  • Réagir vite sur les ventes ou promotions lorsque l’activité ralentit.

Avec winStats, le titulaire dispose d’une photographie précise et instantanée de l’officine pour optimiser ses achats, ses marges et l’efficacité de son équipe et prendre des décisions rapides et opérationnelles.

Une synthèse de ces données est également accessible depuis la Synthèse d’Activité (menu Ventes de Winpharma) pour un aperçu global et instantané de l’officine sans passer par les modules d’analyse détaillée. On y retrouve entre autres :

  • Le chiffre d’affaires et la marge de la journée ou de la période choisie,
  • La fréquentation et le panier moyen,
  • Les performances par catégorie et par collaborateur.

Cette synthèse d’Activité sert de point de contrôle régulier pour piloter l’officine au jour le jour, avant de passer à des analyses plus poussées via winStats ou les tableaux de bord de Performance

2. Les tableaux de bord de performance, pour une analyse stratégique et prévisionnelle

Conçus pour approfondir l’analyse, différents rapports de performance sont également accessibles : Tableau de bord de Chiffre d’Affaires, tableau de bord Comptable

  • Ces rapports détaillés sont exportables vers Excel, facilitant les comparaisons et la personnalisation.
  • Ils mettent à disposition des indicateurs clés :
    • Chiffre d’affaires global et par catégorie (ordonnance, parapharmacie, TVA),
    • Panier moyen par client et par type de vente,
    • Variations N/N-1 pour détecter les tendances,
    • Marge, fréquentation et performance par collaborateur.

Idéal pour les titulaires qui souhaitent préparer des plans d’action (par exemple : définir des objectifs de panier moyen ou cibler des familles de produits à dynamiser).

3. L’indice Baroqualité, la boussole de l’orientation commerciale

    • Outil conçu pour comparer deux périodes (même non consécutives) et évaluer l’évolution de la stratégie commerciale (mix commercial : ordonnance/ conseil)
    • Donne des informations détaillées sur :
      • CA TTC et HT, fréquentation et panier moyen,
      • Répartition entre ventes associées, conseil, et ordonnances.
    • Fournit un indice de tendance (de 0 à 1) qui aide à déterminer si la pharmacie renforce son positionnement conseil ou son activité ordonnance.
    • Particulièrement utile pour les officines qui souhaitent définir une stratégie claire et suivre leurs progrès.

4. Le tableau de bord de « génialitude », un levier de croissance supplémentaire pour les officines automatisées

Pour les près de 3 000 pharmacies qui ont adopté l’automatisation avec winAutopilote le tableau de bord de “génialitude” est devenu un outil central de pilotage. Ce tableau permet à l’équipe officinale de suivre et d’améliorer, semaine après semaine, leurs indicateurs clés liés à la gestion des stocks et au service patient.

Le score global de ‘génialitude’ de la pharmacie est basé sur des 4 critères clés :

  • Temps passé sur la gestion des commandes et des réceptions,
  • Fiabilité et niveau des stocks,
  • Qualité de service patient (taux de promis, etc.)

Ces indicateurs visuels sont aussi tous cliquables et actionnables pour agir rapidement.

Cet outil permet aux pharmaciens de mesurer concrètement l’impact de l’automatisation et de viser un objectif simple : optimiser leur performance et ele service patient au quotidien.

Portrait type du client moyen

L’ensemble des données disponibles dans le logiciel permet aussi de dresser un portrait type du client moyen de l’officine :

  • tranche d’âge,
  • répartition hommes/femmes,
  • type d’achats
  • ordonnance ou conseil

Ces données aident à :

  • Adapter l’offre et les services (gammes, promotions, horaires),
  • Renforcer le conseil personnalisé,
  • Développer des partenariats ciblés avec les laboratoires, selon les profils et comportements des patients.

Un soutien pour les nouvelles missions de l’officine

Au-delà des ventes et des flux, Winpharma aide les pharmaciens à gérer et suivre leurs nouvelles missions, vaccination, entretiens pharmaceutiques, bilans de santé, qui prennent une place croissante dans leur activité.

  • Lors de la facturation, le logiciel Winpharma détecte automatiquement si un patient répond à certains critères (par exemple l’âge ou le type de traitement). La fenêtre d’entretien pharmaceutique (EP) s’affiche uniquement si l’historique de ventes du patient contient des produits de certaines catégories (“AVK”, “AOD”, “Asthme” ou “Anticancéreux”). Dans ce cas, un onglet spécifique est créé pour chaque type de traitement, permettant de structurer le suivi de l’accompagnement.
  • Grâce à un outil de planification intégré, les rendez-vous pour vaccinations, bilans et entretiens peuvent être programmés et partagés avec toute l’équipe, offrant une vision centralisée et fluide de l’agenda officinal.
  • Les pharmaciens peuvent fixer et suivre ces rendez-vous directement depuis la fiche patient, simplifiant le suivi administratif et la coordination des services.

Cet axe reste au cœur des préoccupations Winpharma afin d’aller encore plus loin pour aider les équipes officinales à valoriser et développer ces missions, devenues un axe clé de diversification et de revenus pour les pharmacies.

Des données qui deviennent des leviers d’action

En combinant ces outils, le pharmacien peut :

  • Optimiser son organisation (plannings, staffing, objectifs commerciaux).
  • Mesurer et stimuler la performance individuelle de son équipe (panier moyen, marge, conseil).
  • Identifier les produits et laboratoires stratégiques pour ajuster les achats et les partenariats.
  • Mieux connaître sa patientèle (tranches d’âge, répartition hommes/femmes) pour adapter le conseil, les offres et les campagnes marketing.

Automatisation et pilotage : le duo gagnant avec winAutopilote

En complément, winAutopilote automatise la gestion des commandes et du stock, pour que les titulaires puissent consacrer davantage de temps à l’analyse et au pilotage.

  • 85 % des achats peuvent être automatisés, selon des paramètres définis par l’officine (produits sensibles, saisonniers, génériques, frigos).
  • Les décisions d’achat s’appuient sur le prix, la rotation des stocks et les besoins patients sur 12 mois.
  • winAutopilote favorise une gestion proactive des ruptures, avec bascule automatique entre fournisseurs et priorisation des génériques.
  • Résultats mesurables :
    • 8 à 13 heures de travail économisées chaque semaine,
    • Taux de promis réduits de moitié en moyenne,
    • Meilleure disponibilité produit pour les patients.

Avec cette combinaison d’outils d’analyse et d’automatisation, Winpharma permet aux pharmaciens de passer d’une gestion réactive à un pilotage proactif et stratégique. Ils peuvent ainsi prendre des décisions éclairées, renforcer leur rentabilité et améliorer le service patient, en s’appuyant sur des données centralisées et accessibles à tout moment, en natif, dans leur logiciel.