Quels constats vous ont incité à tester l’automatisation de votre gestion des commandes ?

En période d’affluence, nous souhaitons bien sûr privilégier nos patients plutôt que le passage ou la réception des commandes. Tout le monde est alors sur le pont, apprentis compris ! Et nous pouvons parfois oublier de passer les commandes à temps... En dehors de ces moments de pointe, je préfère que l’équipe se concentre sur les attributions nécessitant de la concentration (appel client, gestion des maisons de retraite, etc.).

Je voulais donc sécuriser le processus de génération des commandes tout en nous donnant plus de temps pour la vérification des prix et le contrôle des réceptions, mais aussi trouver une solution plus rapide et générant moins de stress pour l’équipe.

"L'ordinateur s'occupe de mes commandes pendant que mon équipe privilégie nos patients et les tâches à valeur ajoutée."

Quels gains avez-vous constatés après la mise en place de winAutopilote^® ?

Depuis l’automatisation, nous ne nous soucions plus de passer les commandes chez les grossistes, les fournisseurs en orthopédie, compression médicale, homéopathie, ni de les réceptionner. Il y a toujours plus utile (ou plus urgent) à faire ! Cette nouvelle méthode de travail limite au maximum les tâches ingrates sources d’erreurs et donc de conflits, contribuant à proposer un cadre de travail toujours motivant et à protéger au maximum les employés du stress ou des troubles musculo-squelettiques. Notre robot est désormais chargé au plus tôt après réception de la livraison du grossiste. Les caisses sont versées immédiatement dans le chargeur.  

"Je n’en reviens toujours pas que nous ayons gagné si facilement 4 h par jour, tout en nous concentrant sur des actions plus cérébrales ! Notre trésorerie a également eu un sacré coup de pouce : 38 000 € récupérés grâce à une diminution du stock. Et ce n’est que le début !"

Auriez-vous un conseil pour les pharmacies qui voudraient aussi s’équiper ?

Le travail de conduite du changement auprès des équipes est crucial. Le changement apporte en effet une période d’incertitude : une partie de l’équipe appréhendait le résultat, avec la peur de ne plus avoir les produits en stock pour nos clients. Les quelques réfractaires ont complètement changé d’avis en constatant les gains de temps et le confort apportés par l’outil.

Ce changement a par ailleurs nécessité d’être plus rigoureux dans la gestion des gammes fournisseurs, mais, aujourd’hui, les catalogues sont épurés et classés et nous avons beaucoup gagné en visibilité.