Déjà utilisé dans près de 2 800 officines en France, winAutopilote automatise les tâches essentielles du back-office officinal : gestion des commandes (grossistes, plateformes, fournisseurs directs), réception, gestion des manquants et substitutions. Avec winFactures, Winpharma va encore plus loin en intégrant le contrôle intelligent des factures à cette chaîne d’automatisation.

Un contrôle intelligent centré sur les écarts winFactures permet de : Récupérer automatiquement les factures fournisseurs depuis les portails en ligne, Analyser les données contenues dans chaque facture à l’aide de technologies de reconnaissance avancée, Comparer ces informations aux commandes passées et aux réceptions enregistrées, Alerter l’équipe officinale uniquement en cas d’écart détecté (quantité, prix, remise, référence), Identifier précisément les articles à l’origine de l’écart. Résultat : au lieu de devoir contrôler manuellement 100 % des lignes de factures, l’équipe se concentre uniquement sur les 1 à 2 % qui présentent une anomalie réelle.

Un positionnement clair : contrôle, clarté, simplicité Entièrement développé en interne par les équipes Winpharma, winFactures s’intègre nativement à l’environnement logiciel. Cette approche garantit : Une synchronisation fluide avec les données de commandes, réceptions, stocks, Une interface unifiée, intuitive et épurée, Une prise en main rapide, sans configuration complexe ni apprentissage long. Trois principes guident sa conception : Épuré : une interface claire, sans distraction, Simple : un outil accessible à tous, Efficace : un accès immédiat aux actions essentielles.

Un gain de temps immédiatement perceptible Les premières pharmacies équipées témoignent d’un gain de temps considérable : en se concentrant uniquement sur les lignes problématiques, les équipes officinales gagnent en réactivité, en sérénité, et en qualité de gestion. Moins de vérifications manuelles, moins d’erreurs, et un contrôle renforcé sans surcharge : winFactures s’inscrit dans une logique d’automatisation utile, ciblée, maîtrisée.

Une vision inchangée : recentrer le pharmacien sur sa mission première

winFactures s’inscrit pleinement dans l’ambition historique de Winpharma : accompagner les professionnels de santé dans leurs missions en allégeant la charge administrative, en fiabilisant les processus clés, et en redonnant du temps à l’équipe officinale pour ce qui compte vraiment — le patient.

À propos de Winpharma

Créée en 1993, Winpharma s’engage depuis plus de 30 ans à développer des solutions innovantes au service des pharmaciens. L’entreprise réinvente la pharmacie en mettant l’innovation technologique au cœur de ses missions, avec un objectif clair : améliorer le quotidien des pharmaciens et de leurs collaborateurs en leur faisant gagner du temps et en optimisant la rentabilité. Avec une équipe de 450 collaborateurs, trois laboratoires de recherche et 20 % de ses dépenses annuelles consacrées à l’innovation, Winpharma soutient plus de 7 700 pharmacies dans leur gestion quotidienne.

Dans un environnement de santé de plus en plus connecté, la sécurité informatique est devenue un enjeu quotidien. Mails suspects, mots de passe faibles, postes partagés… Les risques sont nombreux, et souvent sous-estimés.

En 2023, 53 % des entreprises ont été victimes d’attaques, un chiffre en hausse et les officines ne sont pas épargnées (vol de données, piratage de messagerie, …).

Pour vous accompagner, nous avons rassemblé les bonnes pratiques essentielles dans une documentation claire et accessible. L’objectif : renforcer la sécurité sans complexifier le quotidien.

 Et pour aller plus loin, un webinaire sur la cybersécurité en officine est également disponible en replay : un format court et concret pour faire le point et gagner en sérénité.

Vous avez jusqu’au 30 juin 2025 pour déclarer votre activité annuelle globale concernant l’année civile échue, soit du 01/01/2024 au 31/12/2024. La déclaration de votre activité s’effectue depuis le portail de l’ARS à cette adresse : https://declarations-pharmacie.ars.sante.fr/

Pour retrouver vos données dans Winpharma, rendez-vous dans le menu : Stock > Analyses statistiques > Déclaration ARS – CA et suivez la procédure disponible sur la page “Communications réglementaires”.

Procédure à retrouver directement dans Winpharma :

Allez dans le menu : Aide > communications réglementaires

Si vous êtes dans une de ces situations

Cession de parts sociales ou de fond de commerce, fusion de pharmacie, changement de logiciel :

• Sélectionnez la période d’activité du titulaire actuel dans le cas d’une cession,
• Concernant un changement de logiciel : sélectionnez la date à partir de laquelle vous avez commencé à utiliser Winpharma et contactez votre ancien éditeur pour obtenir les données manquantes.
  

Pour aller plus loin dans l’utilisation du logiciel
Retrouvez tous nos replays de formation en cliquant ici !
À très vite pour de nouveaux trucs & astuces !

Lorsqu’un patient retourne un produit, il est essentiel d’enregistrer correctement l’opération pour assurer la traçabilité et remettre le produit en stock.

1. Trouver la facture concernée

Avant toute modification, il est nécessaire d’identifier la facture correspondant à la vente du produit retourné.

➡️ Accédez au menu : Listes > Liste des ventes
➡️ Recherchez la facture du patient en filtrant par date, montant ou nom du patient si nécessaire.

Astuce : Si le numéro de facture est inconnu, ouvrez la fiche du produit et consultez l’onglet 8.Histo pour le retrouver rapidement.

2. Modifier la facture

Une fois la facture identifiée, elle doit être mise à jour pour prendre en compte le retour du produit.

➡️ Sélectionnez la facture concernée.
➡️ Cliquez sur Modifier > Modifier la facture.

Attention : Seule une facture non clôturée peut être modifiée directement. Dans le cas contraire, vérifiez les règles en vigueur dans votre officine.

3. Réintégrer le produit en stock

Pour s’assurer que le stock est à jour, le produit doit être réintégré via la facturation.

➡️ Ajoutez à nouveau le produit dans la facture en indiquant une quantité négative : -1.

Pourquoi ? Cela signale que le produit est retourné et réajuste automatiquement le stock.

Cas particuliers :

• Produit périmé ou endommagé ? Pensez à l’isoler et à l’exclure du stock si nécessaire.
• Erreur de dispensation ? Vérifiez si un correctif doit être appliqué dans le dossier patient.

4. Ajouter un commentaire pour tracer l’opération

Pour assurer un suivi clair et éviter toute confusion lors d’un contrôle, il est recommandé d’ajouter un commentaire dans la facture.

➡️ Dans la zone de saisie, tapez /Retour produit.
➡️ Validez en appuyant sur Entrée.

Pourquoi ? Le commentaire permet de conserver une trace de l’opération en cas de vérification ultérieure.

Bonnes pratiques :

• Indiquer le motif du retour si nécessaire (ex. erreur de délivrance, refus du patient, etc.).
• Compléter avec des informations complémentaires si la pharmacie impose une procédure spécifique.

5. Rembourser le patient

Une fois la facture mise à jour, le remboursement du patient peut être effectué.

➡️ Appuyez sur CTRL + Entrée pour finaliser l’opération.
➡️ Sélectionnez le mode de règlement utilisé par le patient (espèces, carte bancaire, tiers payant, etc.).

Vérifiez les règles de remboursement en vigueur dans votre officine, notamment en cas de tiers payant ou de produits non remboursables.

L’opération est terminée !

Le retour est enregistré, le produit est réintégré au stock, et le patient est remboursé en toute conformité.

Les atouts du PAX A35 :

Un terminal de paiement complet et sécurisé :

• • Compatibilité avec tous les moyens de paiement : carte bancaire, sans contact (NFC) et paiements mobiles (smartphone).
  • Fonctionne avec AMEX, Mastercard, Visa, Google Pay, et bien d’autres.
  • Paiement rapide et sécurisé, même en période de forte affluence.
  • Mode de secours intégré : en cas d’interruption de connexion internet, le terminal stocke temporairement les paiements avant de les envoyer une fois la connexion rétablie.

Envoi automatique des transactions avec winTPE :

• • Le montant affiché sur Winpharma est transmis automatiquement au TPE lors d’un paiement par CB. Aucune saisie manuelle, zéro erreur, gain de temps assuré !

Monétique centralisée :

• • Clôture de caisse simplifiée : consultez Nepting pour le récap des paiements CB, comparez avec la synthèse d’activité du jour sur Winpharma. Plus besoin d’additionner les tickets de télécollecte, tout est automatisé. Rapide, fiable, sans erreur.

Fonction SESAM-Vitale :

• • Lecture et mise à jour des cartes Vitale.
  • Compatible avec l’application e-Carte Vitale : grâce à sa caméra intégrée, il lit le code 2D affiché sur le téléphone du patient ou utilise la technologie NFC.
  • Télémise à jour intégrée, simplifiant la gestion des droits des patients.

Design et ergonomie :

• • Écran tactile 4’’, offrant une interface fluide et intuitive.
  • Compact et élégant, il s’intègre parfaitement aux comptoirs sans encombrer l’espace de travail.

Une maintenance et évolutivité sans contraintes

Le PAX A35 bénéficie d’un suivi technique et d’une maintenance assurés directement par les équipes de Winpharma, garantissant une prise en charge réactive et efficace. Grâce aux mises à jour automatiques, le terminal reste toujours à jour sans nécessiter d’intervention manuelle.

En cas de besoin, l’assistance à distance de Winpharma intervient rapidement, garantissant une continuité de service optimale. La supervision en temps réel permet un suivi précis du matériel et une détection proactive des éventuelles anomalies.

Un choix économique et optimisé

Investir dans le PAX A35, c’est aussi faire un choix économique. En regroupant plusieurs fonctionnalités essentielles en un seul appareil, il évite l’achat et la maintenance de plusieurs équipements distincts. Moins de matériel signifie moins de coûts d’investissement, de maintenance et de remplacement.

La PAX A35 équivaut à l’achat de ces 3 matériels :

Dans certains cas, les mutuelles peuvent modifier leur code de transmission, également appelé numéro AMC (Assurance Maladie Complémentaire). Ce changement peut entraîner des rejets de facturation si le nouveau code n’est pas correctement mis à jour dans le logiciel Winpharma.

Pour éviter ces rejets et assurer la bonne transmission des factures, il est nécessaire d’actualiser ce code dans Winpharma. Voici la procédure à suivre pour effectuer cette mise à jour :

• En facturation cliquez sur le numéro de mutuelle du patient

• Utilisez la combinaison de touche “SHIFT + ENTREE”, cela permet d’accéder directement à la fiche de la mutuelle renseignée pour le patient 
• Modifiez ensuite les champs indiqués sur l’image ci-dessous (Code interne pour retrouver la mutuelle rapidement, N°AMC et le code préfectoral) : 

Voilà, votre mutuelle est mise à jour et vous pouvez désormais facturer le patient sans risque de rejets.

Les honoraires de garde ont vu leur taux de remboursement changer au 08/01/2025, passant de 100% à 65-85% en fonction du régime et de la situation du patient.

(Le taux de TVA des honoraires est de 2.10%)

Les évolutions des honoraires de garde dans le détail : 

• Honoraires de garde de nuit : entre 20h00 et minuit et entre 6h00 et 8h00 passent de 8 à 10 euros par ordonnance, 

• Nouveaux honoraires de « garde de nuit profonde » : de minuit à 6h00 à 20 euros par ordonnance, 

• Honoraires de garde du dimanche et des jours fériés : de 8h00 à 20h00 passent de 5 à 6 euros par ordonnance, 

• Honoraires de garde de jour : en dehors des jours et heures habituels d’ouverture, de 8h00 à 20h00 restent inchangés à 2 euros par ordonnance 

Les honoraires sont proposés par défaut dans votre logiciel Winpharma en facturation s’ils ont été activés au préalable dans le menu : Dossier > Préférences et Honoraires de garde 

Le bouton “Horaires d’ouverture” vous permet d’indiquer les horaires d’ouverture de la pharmacie.

L’application des honoraires de garde se fait dans la facturation automatiquement 

Il est possible de les ajouter manuellement via le bouton H situé en dessous de la partie prescripteur