Dans un environnement de santé de plus en plus connecté, la sécurité informatique est devenue un enjeu quotidien. Mails suspects, mots de passe faibles, postes partagés… Les risques sont nombreux, et souvent sous-estimés.

En 2023, 53 % des entreprises ont été victimes d’attaques, un chiffre en hausse et les officines ne sont pas épargnées (vol de données, piratage de messagerie, …).

Pour vous accompagner, nous avons rassemblé les bonnes pratiques essentielles dans une documentation claire et accessible. L’objectif : renforcer la sécurité sans complexifier le quotidien.

 Et pour aller plus loin, un webinaire sur la cybésécurité en officine est également disponible en replay : un format court et concret pour faire le point et gagner en sérénité.

Vous avez jusqu’au 30 juin 2025 pour déclarer votre activité annuelle globale concernant l’année civile échue, soit du 01/01/2024 au 31/12/2024. La déclaration de votre activité s’effectue depuis le portail de l’ARS à cette adresse : https://declarations-pharmacie.ars.sante.fr/

Pour retrouver vos données dans Winpharma, rendez-vous dans le menu : Stock > Analyses statistiques > Déclaration ARS – CA et suivez la procédure disponible sur la page “Communications réglementaires”.

Procédure à retrouver directement dans Winpharma :

Allez dans le menu : Aide > communications réglementaires

Si vous êtes dans une de ces situations

Cession de parts sociales ou de fond de commerce, fusion de pharmacie, changement de logiciel :

• Sélectionnez la période d’activité du titulaire actuel dans le cas d’une cession,
• Concernant un changement de logiciel : sélectionnez la date à partir de laquelle vous avez commencé à utiliser Winpharma et contactez votre ancien éditeur pour obtenir les données manquantes.
  

Pour aller plus loin dans l’utilisation du logiciel
Retrouvez tous nos replays de formation en cliquant ici !
À très vite pour de nouveaux trucs & astuces !

Lorsqu’un patient retourne un produit, il est essentiel d’enregistrer correctement l’opération pour assurer la traçabilité et remettre le produit en stock.

1. Trouver la facture concernée

Avant toute modification, il est nécessaire d’identifier la facture correspondant à la vente du produit retourné.

➡️ Accédez au menu : Listes > Liste des ventes
➡️ Recherchez la facture du patient en filtrant par date, montant ou nom du patient si nécessaire.

Astuce : Si le numéro de facture est inconnu, ouvrez la fiche du produit et consultez l’onglet 8.Histo pour le retrouver rapidement.

2. Modifier la facture

Une fois la facture identifiée, elle doit être mise à jour pour prendre en compte le retour du produit.

➡️ Sélectionnez la facture concernée.
➡️ Cliquez sur Modifier > Modifier la facture.

Attention : Seule une facture non clôturée peut être modifiée directement. Dans le cas contraire, vérifiez les règles en vigueur dans votre officine.

3. Réintégrer le produit en stock

Pour s’assurer que le stock est à jour, le produit doit être réintégré via la facturation.

➡️ Ajoutez à nouveau le produit dans la facture en indiquant une quantité négative : -1.

Pourquoi ? Cela signale que le produit est retourné et réajuste automatiquement le stock.

Cas particuliers :

• Produit périmé ou endommagé ? Pensez à l’isoler et à l’exclure du stock si nécessaire.
• Erreur de dispensation ? Vérifiez si un correctif doit être appliqué dans le dossier patient.

4. Ajouter un commentaire pour tracer l’opération

Pour assurer un suivi clair et éviter toute confusion lors d’un contrôle, il est recommandé d’ajouter un commentaire dans la facture.

➡️ Dans la zone de saisie, tapez /Retour produit.
➡️ Validez en appuyant sur Entrée.

Pourquoi ? Le commentaire permet de conserver une trace de l’opération en cas de vérification ultérieure.

Bonnes pratiques :

• Indiquer le motif du retour si nécessaire (ex. erreur de délivrance, refus du patient, etc.).
• Compléter avec des informations complémentaires si la pharmacie impose une procédure spécifique.

5. Rembourser le patient

Une fois la facture mise à jour, le remboursement du patient peut être effectué.

➡️ Appuyez sur CTRL + Entrée pour finaliser l’opération.
➡️ Sélectionnez le mode de règlement utilisé par le patient (espèces, carte bancaire, tiers payant, etc.).

Vérifiez les règles de remboursement en vigueur dans votre officine, notamment en cas de tiers payant ou de produits non remboursables.

L’opération est terminée !

Le retour est enregistré, le produit est réintégré au stock, et le patient est remboursé en toute conformité.

Dans certains cas, les mutuelles peuvent modifier leur code de transmission, également appelé numéro AMC (Assurance Maladie Complémentaire). Ce changement peut entraîner des rejets de facturation si le nouveau code n’est pas correctement mis à jour dans le logiciel Winpharma.

Pour éviter ces rejets et assurer la bonne transmission des factures, il est nécessaire d’actualiser ce code dans Winpharma. Voici la procédure à suivre pour effectuer cette mise à jour :

• En facturation cliquez sur le numéro de mutuelle du patient

• Utilisez la combinaison de touche “SHIFT + ENTREE”, cela permet d’accéder directement à la fiche de la mutuelle renseignée pour le patient 
• Modifiez ensuite les champs indiqués sur l’image ci-dessous (Code interne pour retrouver la mutuelle rapidement, N°AMC et le code préfectoral) : 

Voilà, votre mutuelle est mise à jour et vous pouvez désormais facturer le patient sans risque de rejets.

Les honoraires de garde ont vu leur taux de remboursement changer au 08/01/2025, passant de 100% à 65-85% en fonction du régime et de la situation du patient.

(Le taux de TVA des honoraires est de 2.10%)

Les évolutions des honoraires de garde dans le détail : 

• Honoraires de garde de nuit : entre 20h00 et minuit et entre 6h00 et 8h00 passent de 8 à 10 euros par ordonnance, 

• Nouveaux honoraires de « garde de nuit profonde » : de minuit à 6h00 à 20 euros par ordonnance, 

• Honoraires de garde du dimanche et des jours fériés : de 8h00 à 20h00 passent de 5 à 6 euros par ordonnance, 

• Honoraires de garde de jour : en dehors des jours et heures habituels d’ouverture, de 8h00 à 20h00 restent inchangés à 2 euros par ordonnance 

Les honoraires sont proposés par défaut dans votre logiciel Winpharma en facturation s’ils ont été activés au préalable dans le menu : Dossier > Préférences et Honoraires de garde 

Le bouton “Horaires d’ouverture” vous permet d’indiquer les horaires d’ouverture de la pharmacie.

L’application des honoraires de garde se fait dans la facturation automatiquement 

Il est possible de les ajouter manuellement via le bouton H situé en dessous de la partie prescripteur

Dans le cadre de vos missions de vaccination (Grippe et autres vaccins hors COVID/Grippe), Winpharma vous permet d’imprimer une attestation de vaccination à remettre aux patients. Cependant, pour les vaccinations COVID, vous devez accéder au journal de vaccination disponible dans le menu “Listes” de votre logiciel.

Vous changez de fournisseur (changement de génériqueur) ou vous souhaitez ajouter un nouveau laboratoire pour un envoi de commande ?

Voici la procédure pour effectuer le paramétrage Pharma ML de votre fournisseur :

Lorsque vous avez reçu le paramétrage Pharma ML de votre fournisseur, rendez-vous dans le menu Listes > Fournisseurs

Il arrive qu’un patient vous rapporte des stupéfiants périmés ou partiellement consommés, qu’ils viennent de votre pharmacie ou non. Ces produits doivent être gérés conformément à la réglementation.

La question est alors : comment les prendre en charge correctement en vue de leur destruction ?

I. Enregistrement des stupéfiants périmés dans Winpharma

Pour gérer ces produits, il est essentiel de les enregistrer dans votre stock afin de les placer en attente de destruction. Pour effectuer cette saisie, accédez au menu Gestion > Stupéfiants > Entrées/Sorties particulières.

1. Pour suivre les procédures, rendez-vous dans le menu Winpharma

2. Vous pourrez accéder aux nouvelles procédures de vaccination 2024-2025
à cet endroit :

Les facturations des vaccins grippe et Covid doivent être obligatoirement effectuées sur des factures séparées (CTRL + N). Cette méthode vous permet notamment d’imprimer les attestations de vaccination séparément.

Découvrez également comment gérer la campagne de vaccination contre la grippe avec winRDV avec cet article :

 

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